Cómo organizar los documentos de tu condominio con Biblioteca de EDIFITO

En la administración de edificios y condominios, tener los documentos en orden no es solo una buena práctica, sino una herramienta fundamental para prevenir problemas y actuar con respaldo legal.

Contar con el reglamento actualizado, las pólizas de seguro vigentes o las actas archivadas en un solo lugar puede marcar la diferencia al momento de resolver conflictos, enfrentar un reclamo o aclarar responsabilidades.

Hoy te explicamos cómo usar paso a paso la herramienta Biblioteca de EDIFITO, una función que permite clasificar y compartir documentos de forma ordenada, ya sea solo con el comité o con todos los residentes, según el tipo de archivo.

¿Qué tipo de documentos deberías guardar?

Hay documentos que deben estar siempre disponibles y actualizados para evitar malentendidos o simplemente para respaldar. Algunos de los que puedes guardar son:

  • Reglamento de Copropiedad.

  • Actas de asamblea y de reuniones del comité.

  • Pólizas de seguros del edificio.
  • Protocolos internos (seguridad, limpieza, mantenciones).
  • Comunicados oficiales y circulares.

 

Tener toda esta información bien clasificada ayuda a demostrar que el condominio cumplió con sus obligaciones, en caso de que ocurra un accidente o surja un conflicto legal.

¿Cómo usar la Biblioteca de Edifito?

Biblioteca Comité: acceso privado y seguro

Esta funcionalidad está diseñada para documentos internos y de uso exclusivo del comité de administración y el administrador. Es ideal para guardar archivos sensibles, como informes financieros, demandas, entre otros.

Paso a paso para usar Biblioteca Comité:

  1. Ingresa a tu sesión en EDIFITO.
  2. En el menú principal, ve a Comunidad > Bibliotecas > Biblioteca comité.
  3. Si lo necesitas, haz clic en Agregar Categoría para ordenar los archivos. Puedes usar nombres como Actas 2025 o Pólizas vigentes para facilitar su identificación.
  4. Luego selecciona Agregar Documento.
  5. Elige la categoría, escribe el nombre del archivo, selecciona la fecha y adjunta el documento desde tu equipo.
  6. Haz clic en Guardar y luego Aceptar.

Así, cada archivo quedará ordenado, con fecha y contexto, y disponible solo para quienes gestionan el condominio.

Biblioteca Condominio: acceso público para residentes

Esta sección permite compartir documentos importantes con todos los residentes del condominio. Es ideal para mantener informada a la comunidad sobre normativas, acuerdos, reglamento o comunicados relevantes.

Paso a paso para usar Biblioteca Condominio:

  1. Ingresa a tu sesión de EDIFITO.
  2. Ve a Comunidad > Bibliotecas > Biblioteca condominio.
  3. Haz clic en Agregar Documento.
  4. Completa el nombre del archivo, selecciona el tipo de documento, adjunta el archivo correspondiente y guarda los cambios.

Una vez cargado, el archivo estará disponible para todos los residentes registrados, lo que fomenta la transparencia y evita dudas o malentendidos.

¿Por qué conviene usar esta herramienta?

  • Centraliza toda la información importante en un solo lugar, accesible desde computadores.
  • Facilita el trabajo del comité y la administración, evitando pérdida de información o documentos desactualizados.
  • Fortalece la transparencia, ya que los residentes pueden acceder a los documentos relevantes cuando lo necesiten.
  • Respalda legalmente al condominio, en caso de conflictos, accidentes o reclamos.
  • Mejora la continuidad de la gestión, especialmente ante cambios de administrador o renovaciones de comité.

 

La prevención no solo depende de actuar a tiempo, sino también de poder demostrar que se actuó. Y para eso, la herramienta Biblioteca de EDIFITO es una aliada estratégica: ordena, resguarda y pone a disposición toda la documentación para una gestión responsable.

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