Cómo organizar una asamblea efectiva en edificios y condominios con EDIFITO

Organizar una asamblea puede convertirse en una tarea compleja si no se cuenta con un sistema ordenado. Desde coordinar la participación hasta registrar lo conversado, cada paso es importantísimo para que la reunión sea efectiva y transparente.

¡Hay una forma de lograrlo! Hoy, gracias a las herramientas digitales, este proceso puede ser mucho más simple.

En esta guía te explicamos cómo planificar y llevar a cabo una asamblea online de forma práctica, utilizando el módulo de conferencias de EDIFITO, pensado para facilitar la gestión del administrador y mejorar la participación de los residentes.

Paso a paso para organizar una asamblea online efectiva 

Paso 1: Planifica con tiempo, define el temario y prepara la plataforma

Antes de convocar, define los puntos a tratar. Esto evitará reuniones extensas o poco efectivas. Elabora una pauta clara y envíala para que los residentes puedan prepararse.

Además, es importante que previamente puedas:

  • Realizar una prueba técnica previa para asegurarte de que todo funcione correctamente.

  • Programar el envío de citaciones y recordatorios con antelación.

Paso 2: Usa plataformas digitales para convocar y conectarse

EDIFITO te permite crear conferencias virtuales seguras, con acceso restringido solo a quienes pertenecen al condominio y fueron convocados. Esto asegura la privacidad de la reunión y facilita la participación desde cualquier lugar.

Dentro del módulo de conferencias, también puedes ingresar a la Sala de conferencia si fuiste convocado a una asamblea ya activa.

Paso 3: Graba y registra lo acordado

Antes de iniciar la reunión, puedes grabar la conferencia y activar funciones automáticas de transcripción y resumen de audio con IA.

Estas herramientas te ayudan a mantener un registro completo y evitan errores al redactar las actas posteriormente.

Paso 4: Lleva un registro de asistencia confiable

El software genera automáticamente un informe con la información de la conferencia:

  • Número de participantes
  • Fecha y duración
  • Detalles por participante
  • Grabación (si fue activada)
  • Chat descargable

Puedes revisar todo esto desde la opción informe de conferencia.

Paso 5: Guarda todo en un mismo lugar

En la sección Actas de asambleas, puedes:

  • Filtrar actas existentes por tipo, número, mes o asunto.
  • Agregar nuevas actas.
  • Generar folios según el rango de fechas que necesites

 

Todo en un mismo lugar y accesible para futuras consultas.

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