Cómo enseñar a los copropietarios a leer la colilla de cobro de los gastos comunes

Mes a mes, los residentes de edificios y condominios reciben su colilla de cobro, un documento que suele generar más preguntas que respuestas. ¿Por qué subió el monto? ¿Qué significa este ítem? ¿Cómo se calcula el gasto común?

Para quienes administran, estas preguntas son parte de la rutina. Pero también es una oportunidad de enseñar a los copropietarios a interpretar la colilla de cobro para así mejorar la transparencia, reducir los conflictos y reforzar la confianza en la gestión.

Una buena administración no solo entrega información clara, también ayuda a que esa información sea comprendida. Y hoy, más que nunca, este esfuerzo es necesario: considerando que los gastos comunes han presentado alzas.

¿Cuál es la función de la colilla de cobro?

La colilla de cobro es un documento legalmente exigido por la Ley de Copropiedad (21.442). Debe contener un desglose detallado de los gastos comunes, el prorrateo correspondiente, los cobros adicionales (como multas o intereses), el estado de cuenta de cada unidad y la fecha de vencimiento del pago.

Este documento cumple una función fundamental en la convivencia: permite que los residentes entiendan en qué se gasta el dinero común, cómo se distribuye y qué acciones generan cobros extraordinarios.

Una colilla que no se entiende puede derivar en cuestionamientos injustificados, reclamos reiterados o una percepción negativa de la administración. En cambio, una colilla clara y bien explicada fortalece la relación entre los residentes y quienes están a cargo de la gestión.

De hecho, el MINVU recientemente publicó una guía con recomendaciones para la buena gestión y el ahorro en los gastos comunes, destacando la importancia de compartir y transparentar los gastos, revisar proveedores, planificar con provisiones anuales e incorporar medidas de eficiencia energética como parte de la gestión.

¿Qué deberías enseñar como administrador?

A continuación, te compartimos los elementos que puedes explicar a residentes y copropietarios al momento de revisar una colilla de cobro:

  • Datos generales: nombre del condominio, unidad, mes en curso y nombre del propietario.

  • Gastos comunes ordinarios: remuneraciones, limpieza, conserjería, mantenciones, administración, etc.
  • Gastos extraordinarios: obras, mejoras, reparaciones mayores aprobadas en asamblea.
  • Observaciones: notas explicativas del administrador ante variaciones puntuales.
  • Prorrateo: cómo se calcula la cuota según el metraje o coeficiente de participación.
  • Multas e intereses: por pagos atrasados, infracciones u otros cargos adicionales.
  • Fondos de reserva: si se utilizó, cuánto se repone y cuál es el saldo.

  • Fecha de vencimiento: plazo para realizar el pago sin recargos.

 

Explicar esta información de forma práctica puede marcar una gran diferencia. Es ideal contar con un ejemplo de colilla real o usar herramientas digitales que permitan mostrar estos datos de forma clara y ordenada.

¿Cómo puede ayudarte EDIFITO?

Para facilitar esta tarea, el módulo de gastos comunes de Edifito permite a los administradores generar, revisar y notificar colillas de forma automática, clara y oportuna.

Entre sus principales funciones están:

  • Generación automatizada de colillas individuales, basada en el gasto común general o proyectado.

  • Publicación y notificación a los residentes, con opción de renotificar cuando sea necesario.

  • Consulta desde la app, con desglose por ítem y acceso a colillas anteriores.

  • Opción de actualizar o eliminar colillas si es necesario.

¿Quieres llevar tu gestión al siguiente nivel? Cotiza EDIFITO ahora haciendo clic aquí y descubre cómo nuestro software puede ayudarte.