Identificar las funciones del administrador de Edificios y Condominios es fundamental para el desarrollo de una gestión administrativa eficiente.  Dentro de sus funciones el administrador debe cuidar los bienes de espacio común y velar para que todo funcione bien en la comunidad, en materia de personal, mantenciones y reparaciones, estas últimas, por ejemplo, de maquinarias, portón, iluminación, etc.

En el Blog de Edifito hemos conversado con distintos actores del mundo de la gestión administrativa y han coincidido que las principales funciones del administrador son:

  1. Conocer la Ley de Copropiedad y la legislación laboral para poder ejercer su cargo en la forma más correcta posible o al menos tener quien lo asesore en estas materias.
  2. Hacerse cargo de la parte administrativa de la comunidad. Esto implica ser el responsable de los sueldos y el cobro de los gastos comunes, por ejemplo.
  3. El Administrador es responsable de la seguridad de la comunidad. Significa que debe actuar con ciertos protocolos que se están haciendo las funciones correctamente dando mayor seguridad al condominio
  4. Velar porque los trabajadores del condominio realicen correctamente sus funciones y cumplan con sus responsabilidades.
  5. La mantención del condominio. Generar todos los contratos y todas las labores de mantención necesarias para que en el condominio no deje de funcionar ninguna de sus dependencias o instalaciones. Para eso se requieren mantenciones preventivas. Adicionalmente a esto, el administrador debe saber reaccionar ante las eventualidades, por ejemplo, rotura de cañerías, desagües, incendios, terremotos, etc. Esto implica tener un contingente de personal al cual llamar y solicitar los arreglos correspondientes.
  6. Mantener una buena coordinación y comunicación con el comité de administración y los copropietarios, de manera que se puedan recoger correctamente las inquietudes y prioridades que tiene el comité y poder desarrollar su función de acuerdo a esas prioridades. Además, entregar la información lo más completa y clara posible.
  7. Rendir cuenta a la comunidad en los tiempos acordados y al término de su relación con la comunidad.
  8. Debe tener un manejo cuidadoso de los recursos de la comunidad, debe hacerlo en forma transparente para que todos puedan saber en que se gastan los recursos.

La Ley de Copropiedad en su artículo 23° identifica en específico las tareas que por ley debe cumplir el administrador, sin embargo se puede desprender de la misma ley que el detalle de tareas que debe cumplir el administrador será definido por el comité de administración y podrá ser o no aceptado por el administrador como parte de la negociación de sus servicios.

¿Qué se debe hacer si el administrador no cumple sus funciones?

“Cuando nosotros asumimos, como Comité de mi condominio tuvimos que despedir al administrador que estaba en ese momento. Esta persona no tenía experiencia en administración. Había sido conserje del edificio y había hecho un curso de administración, pero no tenía las competencias para hacerlo.  No es una tarea fácil, porque hay que tener manejo en contabilidad, habilidades blandas con el personal, y conocimiento de normas básicas de derecho laboral de seguridad social, ya que es el responsable de cancelar las cotizaciones previsionales del personal.  Nosotros, en el Comité, nos dimos cuenta que esta persona no sabía hacer esas cosas. Él estaba con un contrato de trabajo, porque era mayordomo, y como mayordomo además se encargaba de la administración del edificio. Él nos estaba generando problemas, habíamos tenido dos juicios laborales por culpa a su desempeño y estaba generándole gastos a la comunidad que se podían evitar.  Fue así que optamos en el Comité por cambiar”, relata el abogado e integrante de unas de las comunidades de Edifito.

 Una opción, es desvincularlo de sus funciones por incumplimiento de la ley de copropiedad, establecido en el art. 23 del título II de la ley de copropiedad en donde se señala las funciones del administrador. También por no hacer lo establecido en el reglamento de la comunidad o aquello que encomiende el comité de administración, quienes son los representantes de la asamblea.

Se puede desvincular al administrador de acuerdo a lo señalado en el Art 22 del título II de la ley de copropiedad, cuando pierde la confianza del comité. En este caso, el administrador puede ser removido en cualquier momento.

El abogado Enrique Sanhueza agrega que “si un administrador no cumple sus funciones legalmente, hay que cambiarlo”. A su vez hay que tener cuidado con el tipo de contrato que el administrador tenga con la comunidad. Lo común es que se le realice un contrato de prestación de servicio, y a este se le puede poner fin en cualquier momento.  Puede estar sujeto a plazo, pero normalmente también se deja una clausula donde cualquiera de las partes le puede poner término sin expresión de causa y en cualquier momento. Pero perfectamente puede haber comunidades que optan por un contrato de trabajo regulado por el código del trabajo, donde el administrador es un trabajador  más. Entonces ahí se tendría el problema del cumplimiento de horario, de las funciones o de la exclusividad.

En qué temas no debiese involucrarse el administrador:

Las principales dificultades de los administradores

Otras dificultades para ejercer sus funciones aparecen  cuando el Comité comienza a ejecutar acciones que debiese hacer el administrador. “Pero lejos, lo más importante es la comunicación que el administrador establezca con el comité. Entonces la función más importante y la más difícil es mantener una buena coordinación y comunicación con el Comité, pero también con todo el condominio”, señala el administrador Gerardo Sfeir.

Las equivocaciones más frecuentes de los administradores

Dentro de los errores más comunes que recaen los administradores, según Sfeir es que “los administradores creen transformarse en el dueño del edificio y que pueden hacer lo que se les antoja, sin embargo, un administrador hace lo que se le indica en Comité. Otros errores comunes  son:

“El administrador es el brazo ejecutor de lo que el Comité necesita que se haga. Entonces no debería haber ninguna actividad que el administrador no sepa. Gran parte de los errores que se cometen es cuando el Comité toma decisiones en forma directa. La función del Comité es llevar el mando de la organización del condominio, y el administrador es ser ejecutante de las inquietudes del Comité. Entonces el administrador debe estar involucrado en todos los temas de la Comunidad”, señala Sfeir.

Edifito permite a los administradores llevar un orden de los cobros, de los dineros del condominio y que estos sean transparentes para toda la comunidad, lo que conlleva que la coordinación y la comunicación sea más expedita y, a la vez, más transparente.  Si deseas mayor información, ingresa a nuestro sitio.